In diesem Blogartikel wollen wir erklären, was eine Workation ist und worauf es bei der Workation Planung ankommt. Dabei geben wir Tipps. Wir zeigen auch, was für Vorteile eine Workation für Teamarbeit und das Unternehmen bringt. Danach zeigen wir, wie es sich in gelebte Unternehmenskultur einfügt.

Zum Abschluss gibt es dazu noch einen persönlichen Erfahrungsbericht vom plant values Teams. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!

Inhalt des Beitrags:

Workation: Wo sich Arbeit und Urlaub treffen…

Workation besteht aus den englischen Worten Work (Arbeiten) und Vacation (Urlaub). Zusammen gesetzt die Workation, wobei auch die Schreibweise mit C möglich ist, also Workcation.

Workation (oder eben Workcation) beschreibt den Zeitraum, wenige Tage bis Wochen, in der man alleine oder im Team unterwegs ist. Dabei wechselt man bewusst die Umgebung, um produktiv zu arbeiten aber ebenfalls in ausgleichende und vor allem gemeinschaftliche Erholung zu wechseln.

Die Betonung liegt dabei auf Work, der Arbeit. Es ist daher kein Ersatz zum Urlaub oder freien Tagen. Sie ist als Abwechslung zum Arbeitsalltag zu verstehen.

Nicht nur Teams in Unternehmen können eine Workation wahrnehmen, sondern auch Solo-Selbstständige oder Einzelpersonen. Typisch wäre, dass dabei eine Abschlussarbeit geschrieben, ein Kunstprojekt verfolgt oder eine geschäftlicher Auftrag erledigt wird. So kann der Arbeitsalltag in eine angenehmere Umgebung verlagert werden. Interessant ist das Konzept vor Allem für Menschen mit hoher Flexibilität, die zudem mobiles Arbeiten etabliert haben. Dies schließt sich an die Überlegungen der Work-Life-Balance an.

In diesem Artikel beziehen wir uns auf Workation für Teams. D.h. Kolleg*innen, Mitglieder einer Organisation oder eine Gruppe von Gleichgesinnten aus verschiedenen Unternehmen. Typische Gruppen für eine Workation könnte ein ganzes Startup Team oder alle Organisationmitglieder eines kleinen Unternehmens sein. Für Mittelstand, größere Unternehmen oder Konzerne ist eher eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder das Führungskräfteteam.

Für die Workation Planung: Ziele festlegen

Workation können verschiedene Ausrichtungen, abhängig von der Zielsetzung, haben. Typische Themen für eine Workation sind:

  • Arbeit an strategischen Themen
  • Arbeit an Vision und Mission des Unternehmens, was im direkten Zusammenhang mit Unternehmenswerten und dem Zweck (Purpose) des Unternehmens steht
  • fachliche Schulung (z.B. Erlernen der Basics von Nachhaltigkeit, dem Programmieren oder neuer Technologieanwendungen)
  • methodische Weiterbildung (z.B. Üben von Moderationstechniken oder das Anwenden von Sustainable Design Thinking in Workshops).
  • gemeinsame Arbeit an einem Projekt
  • Teambuilding zur Stärkung des Teamgefühls

Es können sich dabei ebenso mehrere Themen vereinen. Die einzelnen Sessions sind dann entsprechend auszurichten, sodass sowohl über Strategie gesprochen wird, die Teilnehmer*innen fachlichen Input mitnehmen und zudem am Teambuilding arbeiten. 

Andersherum kann die Workcation ein eigenes Motto bekommen, z.B. „Nachhaltigkeit im gesamten Unternehmen“ oder „Fehlerkultur etablieren“. Daran orientiert sich in der Folge das Reiseziel und die ausgesuchten Freizeitaktivitäten. Damit erreicht man eine ganzheitliche Betrachtung von einem Fokusthema.

Vorteile einer Workation

Der Vorteil ist, dass bewusst Zeit und Raum gegeben ist, um sich mit den gewählten Themen auseinanderzusetzen. Dabei können Teilnehmende außerhalb eines vollen Terminkalenders und alltäglichen Ablenkungen wie Anrufen und Emails, sowie außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung unbefangen agieren. So ist man befreit von liebgewonnenen, aber auch von ablenkenden Alltagsroutinen. Perfekt, um sich mit freiem Geist neuen Inhalten zu widmen. Oder mit Distanz einen Blick aufs Ganze zu erlangen.

Die Führung kann damit auch Themen bewusst setzen. Diese bekommen folglich eine große Aufmerksamkeit, die Führung kann somit deren Priorität im Unternehmen unterstreichen.

Gerade die Möglichkeiten, über neue Informationen nochmals nachzudenken, ist ein großer Mehrwert. Die Inhalte können verarbeitet und einordnet werden. Daraus werden sich neue Impulse ergeben. Es kann individuell entschieden werden, ob man alleine am Strand reflektiert oder beim Spaziergang im Wald mit Kolleg*innen darüber redet. Wichtig ist, dass in der Planung dafür wirklich ausreichend Zeit und Raum mitgedacht werden.

Die Bewegung an der frische Luft tut gut. Damit kann sich das Sauerstoff-geflutete Gehirn mit frischer Energie und voller Aufmerksamkeit danach der nächsten Arbeitssession widmen.

Die Teammitglieder sollen die Möglichkeit bekommen, sich außerhalb vom Arbeitskontext kennen zu lernen. Es bietet sich besonders an, unterwegs mehr über die einzelnen Personen zu lernen. Zum Beispiel, warum Sie im Unternehmen sind, was deren Lebensträume sind, was ihre tägliche Motivation ist. Durch das Kennenlernen wächst das Team enger zusammen. Man fühlt sich mit den Kolleg*innen persönlicher verbunden. Außerdem wird es leichter, auf Eigenarten der anderen Charaktere einzugehen oder auch bei Schwierigkeiten Verständnis zu zeigen. Dabei hilft es, Hintergründe zu kennen, z.B. das ein Teammitglied gerade familiäre Probleme hat oder sich neben der Arbeit ehrenamtlich für ein Herzensthema engagiert.

Unsere Tipps für eine gute Workation Planung

Grundsätzlich gibt es viele verschiedene Möglichkeiten für die Planung einer Workation. Ob man in der Planung der Agenda einen Tag freizeitlich und den folgenden als einen Arbeitstag plant oder ob man den Tag halb mit Arbeit, halb mit Freizeit gestaltet, ist schlussendlich nicht entscheidend. Wichtig ist jedoch, dass überhaupt genug Zeit für Entspannung und Aktivitäten außerhalb des Arbeitskontextes gegeben sind. Das gehört von Anbeginn einplant! Ansonsten könnte man ebenso einfach nur ein anderes Büro aufsuchen und dort einen engen Terminplan abarbeiten.

Was sonst noch wichtig ist in der Planung einer tipptopp Workation, haben wir hier zusammengetragen:

Für die Vorbereitung der Workation:

  • Langfristig Planen und Entscheidungsmöglichkeiten geben, sodass sich alle auf einen passenden Termin und Ort einigen können. Die Vorlaufzeit ist entsprechend wichtig, um andere Arbeiten langfristig einzutakten oder gegebenenfalls Inputs, Workshops oder Feedback fundiert vorzubereiten.
  • Global denken, regional reisen: Für die Workation bietet sich eine Anreise als Gruppe mit dem Zug an. In Deutschland gibt es bereits viele Angebote für Workation. Zudem spart es im Vergleich zu Flug- oder Fernzielen Reisezeit und -kosten – und für das Klima ist es sowieso besser.
  • Budget und Zeiten mit allen Seiten abstimmen: Klärt, welche Kosten von wem übernommen werden und wie viele Tage in der langfristigen Planung geblockt werden sollen. Ebenso muss klar kommuniziert sein, bis wann Rückmeldung und feste Zusagen nötig sind.
  • Agenda gemeinsam erstellen: Stimmt ab, welche Themen mit welchem Zeitumfang besprochen werden sollen. Klärt, wer für die inhaltliche und methodische Vorbereitung zuständig ist. Plant ebenso Raum zu geben und Zeiten freihalten, um spontane Themenwünschen aus der Gruppe aufzunehmen und diskutieren zu können.

Zur Durchführung einer Workation:

  • Gemeinsame Anreise planen, sodass es bereits auf dem Hinweg gemeinsame Zeit gibt. Wir empfehlen den Zug, dann kann man am besten mit Gruppen zusammensitzen.
  • Der Abend der Ankunft dient dem Check-In und es kann direkt eine erste Reflektion (Rückblick) auf die letzten Monate erfolgen. Dabei darf auch kritisches Feedback zum Team, zum Unternehmen oder zu Einzelpersonen geäußert werden, sofern das unter der Einhaltung von ausgemachten Feedback-Umgangsregeln erfolgt. (Hier oder Hier erklärt)
    Das hat zwei Vorteile: Die Session, welche womöglich am meisten Konfliktpotential hat, ist direkt zum Anfang gesetzt, um mögliche Spannungen zu lösen oder Probleme anzusprechen. Das Angesprochene kann dadurch in weiteren Sessions mitgedacht und gemeinsam an Lösungen gearbeitet werden.
  • Die Räumlichkeiten und Urlaubsort nutzen: Nicht nur in Seminarräumen sitzen, sondern auch rausgehen! Diskussionsrunden dürfen auch der Zwischenstopp auf einer Wanderung sein, am Lagerfeuer oder am Strand in der Sonne stattfinden.
  • Freizeitaktivitäten sollen Möglichkeit geben, dass die Menschen sich austauschen und besser kennenlernen. Vor allem jene, die sonst nicht so viel miteinander zu tun haben. Dafür bieten sich Gruppenaktivitäten wie gemeinsame Wanderungen, eine Bootstour oder ein Lagerfeuer an. Passende Aktivitäten fürs Teambuilding zum Schaffen gemeinsamer Erfolgserlebnisse sind bspw. gemeinsames Geocaching, Teamparcours in Kletterparks, Paddeltouren und einfach Spiele, bei denen man als Team für das Lösen von Aufgaben zusammenarbeiten muss.
  • Anstatt Caterings zu bestellen oder Restaurantbesuche zu planen, kann in kleinen Teams auch gemeinsames Kochen oder Grillen stattfinden. Workation Gastgeber haben normalerweise eine Küche oder einen Grillplatz parat.

Zum Abschluss der Workation und danach:

  • Gemeinsamer Ausklang und Reflexion der Workation: Typische Fragen sind dabei u.a. was die Teilnehmenden aus der Workation mitnehmen und was sie sich beim nächsten mal anders wünschen. Diese Rückmeldung gibt wertvolle Tipps für die nächste Workation Planung.
  • Nachwirken lassen: Es ist für alle Seiten spannend, sich nach ein paar Wochen nochmal zu erinnern und nachzuhaken, was die Ergebnisse und Erkenntnisse der Workation gewesen sind. Und natürlich zu schauen, inwiefern Vorsätze oder Ziele verfolgt werden oder wo noch Hemmnisse liegen, die gemeinsam überwunden werden müssen.

Ort und Ausstattung der Workation planen

Die Workation im Gesamten, d.h. der Ort, die Räume mit Ausstattung, Freizeitaktivitäten usw., können in Eigenregie organisiert sein. Ferienwohnung oder Hotelzimmer zur Übernachtung, Anmieten von Seminarräumen (z.B. in Coworking-Spaces oder Kulturräume), Besorgen der entsprechenden Arbeitsmaterialien, das Sicherstellen von benötigten Internetanschlüssen für alle und das Buchen benötigter Moderator*innen oder einer Schulungsleitung. Ebenso kann individuell ein Freizeitprogramm auf die Beine gestellt werden. Dies bietet maximale Flexibilität, aber auch hohen Organisations- und Abstimmungsaufwand.

Es gibt inzwischen Komplettangebote von speziellen Coworking-Spaces. Diese bieten neben Räumlichkeiten zum kollaborativen Arbeiten, Moderation und Schulungen eben auch Übernachtungsmöglichkeiten sowie Grillplätze und eine Küche zur Selbstversorgung.

Drei Beispiele für Workcation Angebote sind:

Gerade diese Orte bieten verschiedene Arbeitsplätze und Gruppenräume mit Ausstattung. Oftmals steht direkt ein Pool an Moderator*innen für Methodik oder Expert*innen für Fachthemen zu Verfügung. So können die Teilnehmenden während der Workation durch Fachvorträge neues Wissen erlangen oder methodisch geschult werden. Zu Sessions kann eine Moderation hinzugezogen werden, sodass Gesprächsformate professionell begleitet werden.

Uns ist bewusst, dass eine Workation in vielerlei Hinsicht Ressourcen des Unternehmens beansprucht. So können die Kosten für größere Gruppen auf Reisen rasch mehrere tausend Euro betragen. Die Mitarbeitenden sind ein paar Tage außerhalb ihrer eigentlichen Arbeit gebunden. Dabei pausiert die Wertschöpfung im Kerngeschäft für das Unternehmen. Warum es dennoch sehr lohnenswert ist, sich dem Thema zu stellen, erklären wir im folgenden Abschnitt zur Unternehmenskultur.

Workation als Teil der gelebten Unternehmenskultur

Wir wollen im Folgenden die Workation im Kontext von Unternehmenskultur betrachten. Dazu zunächst einmal, welche Dimensionen dabei zu beachten sind:

Mini-Exkurs:
  • Unternehmenskultur beschreibt die dauerhaften, oftmals informellen „Regeln“ und Umgangsformen, welche sich aus Werten und gelebter Praxis speisen.
    Der Geist der Organisation.
  • Damit in Wechselwirkung steht die Unternehmensstruktur, welche formelle Prozesse, festgelegte Hierarchien, Entscheidungsabläufe sowie Ablauf- und Aufbauorganisation umfasst.
    Die Verfassung oder die Gesetze der Organisation
  • Sowohl Struktur als auch Kultur von Unternehmen wirken auf die Individualebene, den einzelnen Menschen im Unternehmen. Sie geben ihnen Orientierung und Verhaltensvorgaben. Andersherum wirkt der Mensch als Teil der Organisation auf Strukturen und Kultur ein, kann diese mit Leben füllen oder sie (langfristig) verändern. Eine typische Beobachtung ist, dass die Einzelperson sich der umgebenden Kultur anpasst und die vorgegebenen Verhaltensweisen und Werte übernimmt. Oder sie verlässt die Organisation, wenn dauerhaft keine Passung zwischen Unternehmenskultur und dem Menschen besteht.
  • Das Zusammenspiel der Dimensionen in vereinfachter Kurzform: Passen Menschen, Strukturen und Unternehmenskultur zusammen, werden diese sich gegenseitig bestärken. Das Unternehmen wird es einfacher haben, seine Ziele zu erreichen. Die Motivation der Mitarbeitenden bleibt dauerhaft hoch. Die Resilienz der Organisation bei Krisen steigt, ebenso die Innovationsfähigkeit. Und die Identifikation mit Zielen macht das Unternehmen dauerhaft attraktiv für Organisationsmitglieder. Sie kann ebenso ansprechender für Jobsuchende wirken. Dies heißt in der Konsequenz: Geringere Kosten im Recruiting, hohe Motivation, mehr Innovationen und höhere Erträge durch produktive Mitarbeitende. 
Zurück zur Workation:

Diese kann ein festes Element der Unternehmensstruktur sein. Mit dem Eintakten in die Jahresplanung werden Ressourcen wie Zeit, Budget, interne Wissensressourcen etc. bereitgestellt. Die Workation bekommen einen festen Platz in den Unternehmensprozessen.

Im Sinne der Unternehmenskultur kann sie ein Format sein, um das Füreinander-Arbeiten zu lernen. Ebenso kann der offene und kritische (aber respektvolle!) Umgang eingeübt werden. Das etabliert eine gesunde Diskussionskultur auf Augenhöhe. Darüber hinaus ist es auch ein Zeichen der Wertschätzung, dass die Meinung gehört wird und dass man nicht nur in einem Arbeitskontext gemeinsame Zeit verbringt.

Auf individueller Ebene wird den Menschen Raum gegeben, sich methodisch oder fachlich weiterzubilden oder gemeinsam an Ideen zu arbeiten. Jede*r kann seine Sicht und seine Erfahrung einfließen lassen kann. Damit einher geht, dass die Identifikation mit dem Unternehmen steigt. Das Verständnis für Ziele wird geschärft. Schlussendlich werden die Teilnehmenden motivierter und fokussierter aus der Workation hinaus gehen.

Somit kann die Workation als Mittel zur Etablierung und Stärkung einer positiven Unternehmenskultur verstanden werden. Die Workation selbst ist ein Strukturelement. Sie wirkt im Idealfall positiv auf die Menschen. Es könnte als eine Art interner Stakeholderdialog verstanden werden.

Kritischer Blick: Workation haben Konfliktpotential

Abschließend blicken wir kritisch darauf, was schief gehen kann: Womöglich werden schwere Konflikte zwischen Menschen deutlich, da sie sich nach Feierabend nicht aus dem Weg gehen können oder ermutigt werden, ihre ehrliche Meinung zu sagen. Das kann verletzend wirken. Vorhandene Strukturen erweisen sich womöglich als unzureichend oder blockierend. Darüber hinaus können Menschen merken, dass sie nicht zur Organisation und den Zielen passen. Diese Erkenntnis kann stark demotivieren.

Aus diesen festgestellten Problemen kann jedoch wiederum Motivation geschöpft werden, um an Lösungen zu arbeiten. Besser so herum, als Probleme auf Dauer zu vertuschen, bis es zur Explosion mit größerem Schaden kommt. Die Pointe ist, dass regelmäßige Formate des Feedbacks, des Austauschs und des Redens auf Augenhöhe präventiv wirken. Kritische Entwicklungen werden frühzeitig(er) aufgedeckt, wodurch Probleme nicht erst bis zur Unlösbarkeit heranwachsen.

Ein paar Don’ts der Workation Planung:

Was ist wichtig, damit die Workation für alle Beteiligten erfolgreich wird? Wie werden nun die gesetzten Ziele verfolgt und die Workation ein Teil guter Unternehmenskultur? Das haben wir im Folgenden zusammengesammelt:

  • Workation ist kein Urlaub.
  • Es sollte nicht nur Arbeit in anderen Räumen sein. Unbedingt sind individuelle Freizeitgestaltung und ausreichend Zeit zum Ausruhen einzuplanen! Stressige Tage und volle Terminkalender gibt es so schon oft genug.
  • Die Agenda sollte nicht ohne Rückmeldung der Beteiligten diktiert werden, sondern die Möglichkeit bieten, eigene Vorschläge einzubringen.
  • Die Teilnahme soll freiwillig sein. Mitarbeitenden, die an einer Workation nicht teilnehmen können oder wollen, sollen andere Möglichkeiten eingeräumt werden, ihre Meinung zu äußern oder an der Entwicklung des Unternehmen zu partizipieren.
  • Die Workation ist ein tolles Element für eine moderne und offene Unternehmenskultur. Es ist aber eben auch nur einer von verschiedenen Ansätzen. Es ist auch kein Allheilmittel und wirkt sicher nicht bei einmaliger Anwendung.
  • Eine Workation soll ein Beitrag zur besseren Unternehmenskultur sein. Wobei das nicht auf Kosten der Umwelt oder Gesellschaft passieren soll. Ganz im Sinne eines nachhaltigen Tourismus kann schon bei der Planung eine umweltfreundliche Anreise, Unterbringung, Essensversorgung und sozialverträgliches Freizeitprogramm vor Ort mitgedacht werden.

Wenn diese Punkte Beachtung finden, dann steht einer guten Workation als Teil einer positiven Unternehmenskultur nichts mehr im Wege.

Wie wir unsere letzten Workations gestaltet haben, wollen wir mit Euch in unserem Erfahrungsbericht teilen.

Best Practice: Unser persönlicher Workation Erfahrungsbericht

Das plant values Team macht einmal pro Jahr gemeinsam Workation.
Wir planen uns mit vielen Monaten Vorlauf 2,5 bis 4 Tage ein, an denen wir das Daily Business ruhen lassen. Dann müssen eure Anfragen per Mail oder Telefon auch ein bisschen länger auf Rückmeldung warten – sorry dafür!

Wir verbinden dabei verschiedene Themen: Feedbackrunde, Strategiefragen, Jahresrückblick und -ausblick sowie die Neuausrichtung unserer Geschäftsaktivitäten. Die Agenda erstellen wir gemeinsam und jede*r kann Wunschthemen einfließen lassen. Gleiches gilt für die Freizeitgestaltung. Einzige Regel: Keine operative Arbeiten oder Diskussionen zu laufenden Projektarbeiten.  

Die Workation nutzen wir für Rückblick und Reflexion. Wichtiger Teil ist dabei die Feedbackrunde. Diese setzen wir in der Agenda immer an den Anfang. Dabei geben wir konstruktives Feedback zu uns selbst, Teammitgliedern und der Teamarbeit bei plant values. Hierbei kommen auch die unangenehmen Themen und Fehlentwicklungen auf den Tisch. Wir benennen klar die erkannten Probleme. Klingt hart für einen Auftakt in Urlaubsumgebung, bringt aber viel: Ist ein Problem ausgesprochen, können wir daran gemeinsam arbeiten und finden in den Tagen der Workation Lösungen, die für alle passen. Das lohnt sich wirklich. Wir gehen schlussendlich stets sortierter und motivierter in die folgende Zeit. Ein bisschen wie ein reinigendes Gewitter, auf das wieder Sonnenschein folgt.   

Abwechslung zwischen Teamarbeit und gemeinsamer Teamaktivität

Wichtig ist uns, dass sich intensive Arbeitssessions mit gemeinsamer Freizeit abwechseln. So können einzelne Aspekte der Strategiediskussion nochmal besprochen werden. Dabei gibt aber ebenso die Zeit, einfach über Hobbies, das Ehrenamt, gemeinsame Pläne oder Anderes in der Welt zu reden – und dabei viel Spaß zu haben.

Vorheriges Jahr sind wir in Görlitz gewesen. Wir haben zum Arbeitsausgleich u.a. eine Führung im Kühlhaus Görlitz gemacht, sind mit dem Rad zum Baggersee gefahren und haben abends den Tag mit hausgebrautem Bier ausklingen lassen.

Letzten Sommer auf Rügen waren wir Kajak fahren, um Gedanken schweifen zu lassen. Wir haben lange Wanderungen an der Ostsee genutzt, um uns über Lebensträume und persönliche Ziele für die kommende Jahre auszutauschen.

Wir haben dabei die Agenda oftmals so gestaltet, dass wir zum Tagesbeginn rund vier bis fünf Stunden intensiv zusammen Arbeiten und danach in die Freizeit übergehen. Später, z.B. am Ostseestrand sitzend, können nochmal kleine Themen oder Einzelaspekte in 30 bis 60 Minuten-Sessions beredet werden.

Ebenso sind gemeinsames Frühstücken und Kochen oder Grillen am Abend wichtige Bestandteile. 

Abschluss und Nachwirken

Zum Abschluss pflegen wir eine Reflexionsrunde mit den Fragen: Was sind unsere nächsten Ziele? Was haben wir aus der Workation mitgenommen? Wie ist die gemeinsame Reise an sich gewesen? Das Feedback hilft uns konsequenterweise die nächste gute Workation zu planen.

Die Ergebnisse der Diskussionen und der Sessions werden in einem gemeinschaftlichen Protokoll laufend notiert. Nach dem Ende der Workation wird dieses von allen Beteiligen vervollständigt, sodass nichts verloren geht. Nach einigen Wochen, spätestens zum nächsten Strategietreffen, können wir uns zurückerinnern und überprüfen. Was ist bereits umgesetzt? Wo dürfen wir uns noch gegenseitig unterstützen, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen?
Damit hat die Workation für uns ein dauerhaftes Nachwirken.

Viel Spaß bei eurer Workation

Unsere Erfahrungen mit dem Konzept sind überaus gut und wir können es sehr weiterempfehlen. Wir hoffen, dass unsere Tipps euch neue Ideen und Impulse geben und wir bald auch von eurem Team eine (digitale) Postkarte aus der Workation erhalten!

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