Materiality vs. if applicable principle - role explained in the VSME standard

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die sich ursprünglich auf die Sustainability reporting nach den ESRS oder auf einen freiwilligen DNK-Bericht vorbereitet haben, stehen aktuell vor einem Wendepunkt: Mit dem neuen Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs (VSME) steht nun ein freiwilliger Standard zur Verfügung, der ein deutlich vereinfachtes Vorgehen vorsieht. Eine formale Wesentlichkeitsanalyse ist im VSME nicht mehr verpflichtend – stattdessen kommt das If applicable Prinzip zum Einsatz.

But what does that mean in concrete terms? How do you find out which disclosures need to be reported? And when does a materiality analysis still make sense?

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie das if applicable Prinzip anwenden können, welche weiteren Angaben der VSME-Standard enthält und warum es sich trotzdem lohnen kann, an einer Wesentlichkeitsanalyse festzuhalten.

Wenn Sie sich vorher in die Grundlagen des VSME-Standards einlesen wollen, haben wir diese für Sie in einem weiteren Artikel ausführlich erklärt. Unseren Überblick über die aktuellen regulatorischen Entwicklungen rund um die Nachhaltigkeitsberichterstattung im Mittelstand finden Sie here. Die verwendete inoffizielle deutsche Übersetzung des VSME-Standards finden Sie here as PDF.

Contents

• Materiality vs. if applcable: Why the logic of sustainability is shifting in VSME
• Das If applicable Prinzip: Was bedeutet das für die Berichterstattung?
• Information in the VSME: Between obligation, if applicable principle and voluntariness
• Brauchen wir überhaupt noch eine Wesentlichkeitsanalyse?
• Conclusion

Materiality vs. if applicable: Why the sustainability logic in VSME is shifting

Wesentlichkeitsanalyse und VSME – wo liegt der Unterschied?

In der klassischen Wesentlichkeitsanalyse prüfen Unternehmen systematisch, welche Nachhaltigkeitsthemen wirklich relevant sind. Dabei fließen zwei Perspektiven ein – die doppel­te Materiality:

1. Materiality of the impactWhat positive and negative effects does my company have on the environment and society?
2. Financial materiality: Welche Risiken und Chancen ergeben sich aus Nachhaltigkeitsthemen für Gewinn, Liquidität oder Reputation?

Indem Sie Auswirkungen, Risiken und Chancen bewerten, filtern Sie die Themen heraus, die für Ihr Geschäft wesentlich sind. Nach den ESRS (European Sustainability Reporting Standards) leiten sich aus diesen Ergebnissen die zu berichtenden Angaben ab.

Auf dieser Basis beginnt die strategische Arbeit: Ziele definieren, Maßnahmen planen, Kennzahlen erheben – die Wesentlichkeitsanalyse ist damit ein Managementinstrument für die Nachhaltigkeitsarbeit.

Why the VSME uses the if applicable principle

Der VSME-Standard wurde für ein anderes Ziel entwickelt. Er sollte kleinen und mittleren Unternehmen, die nicht unter die CSRD fallen, ein schlankes freiwilliges Berichtswerkzeug bieten – vor allem, um Kennzahlen schnell an Stakeholders wie Banken oder Geschäftskunden zu liefern. Im Zentrum steht Informationsbereitstellung, nicht Steuerung.

Damit entfällt der Zweck für eine umfassende Wesentlichkeitsanalyse. Der VSME setzt deshalb stattdessen auf das If applicable Prinzip.

Wichtig ist, dass der VSME-Standard immer noch durch die Europäische Kommission geändert werden kann. We are monitoring developments and will keep you up to date in our newsletter, among other things.

Das If applicable Prinzip: Was bedeutet das für die Berichterstattung?

Das If applicable Prinzip kann als „falls zutreffend Prinzip“ übersetzt werden. Absatz 13 des Standards erklärt das Prinzip:

„Bestimmte Angaben gelten nur für bestimmte Umstände. In den Anweisungen, die in jeder Angabe enthalten sind, werden diese Umstände und die Informationen genannt, die nur zu melden sind, wenn das Unternehmen sie für „zutreffend“ hält. Wird eine dieser Angaben weggelassen, wird davon ausgegangen, dass sie nicht zutreffend ist.“

Kurzgesagt: Sie prüfen zuerst, ob ein Sachverhalt in Ihrem Unternehmen tatsächlich vorkommt. Ist er „applicable“, berichten Sie. Für den Berichtsinhalt gibt es zwei Auslegungen.

Beispiel 1 – If applicable Prinzip bei Angaben zur Kreislaufwirtschaft

The first example can be found in paragraph 37 of the VSME standard:

„Das Unternehmen gibt an, whether es die Grundsätze der Kreislaufwirtschaft anwendet and if so, wie es diese Grundsätze anwendet.“

Diese Offenlegung wird nur dann relevant, wenn Ihr Unternehmen tatsächlich nach den Grundsätzen der Kreislaufwirtschaft handelt. Für die Berichterstattung ergeben sich zwei Wege:

Interpretation 1: Sie beantworten im Bericht zunächst die Ja/Nein-Frage, ob Sie Kreislaufprinzipien anwenden. Fällt die Antwort positiv aus, erläutern Sie anschließend, wie Sie die Prinzipien konkret anwenden. Falls nicht findet sich im Bericht ein Zusatz, wie „nicht zutreffend“.

Interpretation 2: Existieren keine entsprechenden Aktivitäten, entfällt die gesamte Angabe. Es wird nichts in den Bericht aufgenommen.

Beispiel 2 – If applicable Prinzip bei Angaben zum Wasserverbrauch

Absatz 36 führt ein weiteres If-applicable-Beispiel an.

"Verfügt das Unternehmen über Produktionsprozesse, die in erheblichem Maße Wasser verbrauchen (z. B. thermische Energieprozesse wie Trocknung oder Stromerzeugung, Produktion von Waren, landwirtschaftliche Bewässerung usw.), so muss es seinen Wasserverbrauch offenlegen, der sich aus der Differenz zwischen der Wasserentnahme und der Wasserabgabe aus seinen Produktionsprozessen ergibt.“

Auch hier gilt: diese Offenlegung wird nur dann relevant, wenn Ihr Unternehmen über wasserintensive Prozesse verfügt.

Interpretation 1: Sie beantworten zunächst die Ja/Nein-Frage, ob sie über wasserintensive Prozesse verfügen. Fällt die Antwort positiv aus, geben Sie anschließend, die Kennzahlen an. Falls nicht findet sich im Bericht ein Zusatz, wie „keine wasserintensiven Prozesse vorhanden“.

Interpretation 2: Wird die Frage mit nein beantwortet, entfällt die gesamte Angabe. Es wird nichts in den Bericht aufgenommen.

Information in the VSME: Between obligation, if applicable principle and voluntariness

In addition to the if applicable principle, the VSME standard distinguishes between three further categories of information. Some of these are combined with each other:

• Mandatory information sind immer zu berichten. Eine Relevanz-Prüfung ist nicht notwendig.
• Voluntary information können berichtet werden. Zu klären ist: welche Angaben sollen freiwillig berichtet werden? Zum Beispiel, weil sie einen Mehrwehrt für Stakeholder haben.
• Schwellenwertabhängige Angaben sind nur anzugeben, wenn der Schwellenwert überschritten wurde. Mit der Frage: liegen wir über dem Grenzwert? wird die Relevanz für den Bericht ermittelt.

Eine Begründung warum Angaben ausgelassen werden ist nach VSME-Standard nicht notwendig. Eine optionale Ergänzung erhöht die Transparenz für Leser*innen, um zu verstehen warum die Angabe ausgelassen wird.

The following diagram shows where each specification can be found in the VSME standard.

Information in the VSME standard (Source: Own presentation, based on EFRAG)

Brauchen wir überhaupt noch eine Wesentlichkeitsanalyse?

Die kurze Antwort lautet: Ja – wenn Sie Sustainability nicht nur berichten, sondern strategisch steuern wollen. Gründe dafür sind:

• Opportunities and risks to proactively minimise risks and exploit opportunities.
• Positive and negative effects priorisieren, um positive Impacts zu erhöhen und negative zu senken.
• Nachhaltigkeit im Tagesgeschäft and work on it continuously

Kurz: Die Analyse liefert den Fokus für die interne Strategiearbeit, den das if applicable Prinzip alleine nicht abbildet. Aber wie kann eine aufwandsarme Wesentlichkeitsanalyse aussehen?

Vorhandenes nutzen – die verschlankte Wesentlichkeitsanalyse

Die gute Nachricht vorweg: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, um herauszufinden, welche Nachhaltigkeitsthemen für Ihr Unternehmen zählen. Eine Materiality analysis lässt sich mit wenig Aufwand durchführen.

1. Utilise existing results: Sichten Sie ESRS-Berichte Ihrer Branche und branchenspezifische Leitfäden, nach wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen sowie dazugehörigen Themen (Link). In this way, they utilise the existing knowledge of their industry.
2. Customisation: Ergänzen Sie die Liste optional um eigene Themen und definieren Sie ihre Bewertungslogik. Seien es harte Bewertungsfaktoren oder Einschätzungen vom Nachhaltigkeits-Team. Passen Sie im Anschluss die Einschätzung auf ihr Unternehmen an. Beispielsweise die Einschätzungen zu lokalen Klimaveränderungen oder demografischen Entwicklungen.
3. Finalise materiality: prüfen Sie mit der individuellen Anpassung welche Themen und dazugehörige Auswirkungen, Risiken und Chancen wesentlich sind.

Mit dieser schlanken Wesentlichkeitsanalyse haben Sie eine tragfähige Grundlage für die weitere strategische Arbeit. Sie können nun Ziele setzen, Maßnahmen definieren und Kennzahlen zur Kontrolle ableiten.

Conclusion

Der VSME-Standard entlastet freiwillig berichtende Unternehmen von der formalen Pflicht zur doppelten Wesentlichkeitsanalyse. Stattdessen gilt das If applicable Prinzip: Für diese Angaben ist zu prüfen, ob die definierte Voraussetzung erfüllt ist. Ist dies der Fall, wird die Information im Nachhaltigkeitsbericht aufgenommen.

Neben diesen prüfpflichtigen Angaben sieht der VSME-Standard freiwillige sowie verpflichtende Inhalte vor – und solche, die erst dann zu berichten sind, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.

Trotz Wegfall der Pflicht kann eine Wesentlichkeitsanalyse für Unternehmen sehr sinnvoll sein – insbesondere, zur strategischen Verankerung von Nachhaltigkeit. Sie hilft, die für Ihr Unternehmen relevanten Themen systematisch zu identifizieren und schafft die Grundlage für eine fokussierte und wirksame Sustainability strategy.